Pessoas da equipe

Cada pessoa entra com o próprio usuário. O nome dela aparece no histórico de cada pedido em que mudou o status.

Só quem é dono do back-office adiciona pessoas, troca senhas e muda acessos.

Cópia de segurança

O servidor guarda uma cópia do banco por dia (as 7 últimas). Baixe uma cópia de vez em quando e guarde fora do servidor, por exemplo no Google Drive. O arquivo tem os dados dos clientes: guarde em lugar protegido.